檔案數字化的背景
在數字化的大背景下，國家對檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中：電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以將電子形式作為憑證。
同年11月，國家檔案局辦公室又針對電子檔案的單套管理發出了征詢意見稿，檔案能夠單獨以電子形式歸檔。同時，大力開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。
組織在檔案管理過程中，存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點：
· 檔案分散在不同部門和各個系統，收集麻煩，缺乏統一標準；
· 檔案手動整理工作量大，重復量大，電子紙質檔案如何同步？
· 檔案的鑒定、銷毀步驟復雜，評定程序繁瑣，如何有效管理？
· 檔案利用效率低，檔案管理日志不完整，記錄難追溯？
檔案查詢難，一份檔案無法多人同時借閱，提供紙質檔案與電子檔案統一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構建一個數字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數字化檔案管理系統。
· 檔案的全生命周期管理：通過流程對檔案借閱、鑒定實現在線審批操作，實現檔案“收、管、用”全過程管理。
· 電子檔案的100%歸檔：泛微具備電子檔案管理的天然要素，多種方式、渠道獲取檔案。
· 3秒完成信息檢索：多維度、多類型的檢索方式，精準定位，支持字段組合、OCR內容全文檢索、條碼檢索等。
· 數據鎖定能力：對內實現操作可溯可查，操作記錄完整，系統日志鎖定；對外能夠滿足監管、審計等各方面的要求，電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改；
· 實體庫房密集架管理模塊無縫對接：與實體庫房一 一對應，圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局、實體檔案擺放情況，與庫房密集架管理模塊無縫對接，實現查檔快速定位實體檔案所處物理位置。
· 集成條形碼自動識別接口：可實現檔案資料的大批量、快速借閱登記與歸還，支持條碼打印功能
· 全方位數據安全保護：通過非法途徑獲取數據只能打開亂碼。
檔案收集功能架構
全生命周期的檔案管理方案
一、檔案收集
檔案收集可支持在線或離線的方式收集，支持多種方式錄入檔案數據，保存接收的處理記錄。
數字化采集加工：通過對檔案文件進行掃描，圖片數據的掛接，對圖片數據成果進行檢驗。
接口集成采集：調用多種系統集成方式，提供標準的接口和其他系統調用，使得采集記錄清晰可查。提供各種統計報表，有效監控、評估檔案等
二、檔案管理
根據年份、類型、全宗、項目號多種維度進行自定義設置，并且能按國家標準規范進行建立全宗卷。
系統能夠按照預先設置好的處理規則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進行處理。
三、檔案利用
檔案檢索：多種途徑檢索檔案，集成OCR識別技術，支持按內容進行關鍵字查詢；實現電子文件在線歸檔，與檔案管理平臺無縫對接。
四、檔案報表
暢飛揚數字檔案管理系統，能夠支持讀取內部檔案數據和集成系統數據，動態生成看板和報表。
多維度統計圖形化報表展示了系統檔案管理的全貌。集成大數據分析模型，為業務應用提供分析決策支持。
五、檔案安全
基于區塊鏈技術，利用區塊鏈技術來實現電子檔案的四性檢測功能，構建多中心化的服務器可信云存儲平臺，通過交叉認證與共識 CA 的方式給每份檔案的相關經手人、責任人、責任機構進行簽名背書，可追溯到所有責任人。
通過植入區塊鏈數字簽名接口，將各個孤立的檔案館鏈接起來，共享互通，提高檔案的再用價值。通過分級管理授權的與私鑰公鑰非對稱加密的方式，對部分高度敏感和機密的檔案文件采用大數據簽名和信息保密。
